ぼくのわたしのリモートワーク・テレワーク環境
TO：手探りでリモートワーク・テレワークしている方
CC：リモートワーク・テレワークの情報収集中の方
新型コロナウィルス流行でリモートワーク・テレワーク(以下リモートと言います)でお仕事されている方が多くなってきていると思います。そして私も例に漏れず現時点で1ヶ月以上リモートワーカーになっているわけですが、どのように仕事をしているのかを記録として残したい次第。
新型コロナウィルスの収束を願いつつ、それまではリモートで戦っていくわけで、その知見はみんなで共有していたった方が良いかなと感じてます。
※なお、この記事ははてなブログの使い方を勉強するためそれっぽい書き方を目指してます。WYSIWIGと平文記載からの卒業ですね(笑)
目次
リモート環境
最近のわたしのリモート環境です。
自室があって作業デスクがあればいいのですが、残念ながらそれが無いため、リビングのテーブルに毎朝この環境を展開しています。
デメリット
展開するのが面倒くさい
メリット
晩御飯の時間になると強制的に撤去となるため、残業時間抑制になる(笑)
使っているデバイスは以下の通りです。
- 会社貸与のノートPC
- 24インチディスプレイ
会社貸与のノートPCをディスプレイにつないでいます。細かな作業する時に24インチディスプレイを眺めます。作業が無い時は、メールやチャットの画面をディスプレイに4分割で映しておき、すぐに気付けるようにしています。
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- メディア: Personal Computers
- 自分のノートPC
- 自分のiPad
BYODが許可されているので、会社の作業もこれらでできます。
ビデオ会議している時に作業をちょっとしなければならない時なんかに、自分のノートPCや自分のiPadで対応します。ひとつのPCで全てこなそうとすると、ビデオ会議が重くなったり最悪固まったりするので、その対策です。自作業中はYoutube Music流してます(笑)
これが結構大事です。口述しますが、ビデオ会議の音声はスマホで対応しています。またビデオ会議を会社スマホでやると電話が取れなくなるので、自分のスマホで対応するときもあります。
リモート作業ツールたち
Web会議
ZOOM、Hangout、WebExで実施しています。
一緒にお仕事する方によってツールは変わりますが、個人的にはZOOMが一番使いやすいかなと思います。音声や画質が一番良いと思うことと、ビデオONにしている人の顔が画面上に並ぶので、反応が分かりやすい点が気に入ってます。
チャット
Slack、Teams、Chatworkで実施しています。
Web会議と一緒でお仕事する方によってツールが変わりますが、Slackが一番好きです。Teamsも好きなのですが、改行と送信を誤爆しまくってしまうところが難点。Slackも日本上陸時にそこはすぐに対応したと言っているので、Microsoftの対応に期待。
Teamsはチャットからビデオ会議がシームレスに開始できる点が良いのですが、現状他社の方を自社のチームに招待する機能を開放している企業が少ないので、SlackやChatworkほど活発に使われていない印象です。
リモート中はどうでもいいことでもチャットに投稿するようにしています。チームメンバの反応をライトに見れるのが良いです。
ホワイトボード
ZOOM、Miro、Onenoteを使っています。
ZOOM会議中にホワイトボードつかいてえ！となったらZOOMのホワイトボード機能を使います。
2-3人で話をしながらホワイトボードであーでもないこーでもないするときはMiroが良いかと思ってます。ブレストやネタ百出しのように、使い方に合わせていろいろな機能が用意されており、iPadやSurfaceのようなペンシルデバイス使えるタブレットと相性抜群です。これ、広まってほしいんですよね～。イチオシです。
ひとりであーでもないこーでもないする時はOnenoteが多いです。Miroも使うのですが、ExcelやPDFや画面張り付けてペン入れしながら思考して、それを共有して更に追記することを考えると、Onenoteが一番使いやすいです。
メモ・議事録
Boxnote、Onenoteを使っています。
社外の方を含めた会議におけるリアルタイム議事録作成など、とにかく複数人で記入する場合や、リアルタイムで記入する必要がある場合はBoxnoteが一番使いやすいです。これも広まってほしい！メールやDocumetにもコピペしやすいので良いと思います。あと、個人的には絞り込まれた機能とフォントが好き(笑)
自分のメモはOnenote、特にクイックノートを使っています。ぱっとメモが立ち上がるので使いやすいです。ただしアプリ版は良いのですが、ブラウザ版はちょっと重いですね・・・。そこだけ取るとGoogleドキュメントの方が良いと思います。
リモート作業時のポイント
ここからは、リモート作業時のポイントです。伊藤家の裏技的な、ちょっと役に立つ情報をお伝えできれば。
Web会議時の音声は別回線・別端末を使う
まずこれです。Web会議で音声、ビデオ、画面共有を一つの端末でやる方います。これは、音声の遅延する、キーボード打鍵音がうるさいなどなど、スペック的な課題も相手への不快感を与える課題も発生しやすいです。確かにイヤホンマイクを使えば打鍵音は解消しますが、様々なアプリがPC上で動いているとハングする確率は上がりますし、家庭のさまざまなデバイスがWiFiでつながっているとネットワーク帯域を食って遅くなることがあります。
そこで私のおススメは、Web会議の音声のみ、スマホを使うという点です。とくに会社のスマホを貸与されている場合は、家庭のWiFiでなくスマホ自身の4G回線でつなぐことで、快適な音声会話が可能です。
この一ヶ月でこの使い方で救われた場面が4回ほどあり、例えばPCがハングした時にスマホで音声が聞けて会話ができたので会議を途中で止めることがなかったり、逆にスマホが電池切れになってしまったときにPCで音声を出して対応したりといったシーンがありました。
なんにせよ、二重系で何かあった際のバックアッププランがあると安心できます！
なお、ハウリングするのでスマホで音声ONにしているときは、PCの音声はOFFにしましょう！！！これも大切です！！！！
複数画面で動きを見逃さない
デュアルディスプレイいるんかいな？と思う方もいらっしゃるかと思います。私もそのクチでした。しかし、リモートしていると自席にいるときに同僚が声掛けしてくる、といったことが無いので、基本はチャットやメールでの声掛けになります。
※余談ですが、電話してくる人はきらいです。これは意見が割れると思いますが、相手の時間を勝手に奪うこのツールが入社時から本当に苦手でした・・・
ディスプレイ一枚ですと作業に集中している時に声掛けに気づけません。ビデオ会議中など、通知を切っている時もあります。そこで別ディスプレイにメールやチャット画面を表示しておき、流れをいつでも見れるようにしておくことと良いかと思います！
ホワイトボードを意識する
リモートしていると、ホワイトボードや身振り手振りを躊躇してなかなか議論が進まないことがあります。これまでのリモートでは「ここから先は対面で話しましょう」としていることもあったのですが、今の状況ですと次Face to Faceで話をできるタイミングがいつになるかわかりません。
なので、ホワイトボードツールを活用したり、力業でパワポを画面共有しながらホワイトボードっぽく使ったりすることがありました。Face to Faceよりは効率が悪いのは間違いありません。でも、これからリモート主体の仕事にシフトしていくなら、リモートホワイトボード利用を意識して、積極的に活用することが必要だと思っています。
これを機にペンシルデバイスとタブレットの購入を考えてみるのも良いと思います。。広告貼るためやろ、と言われるかもですが、やはりペンシルデバイスあると議論の活発度が全然違います・・・
・・・Apple Pencil売り切れてる！入荷未定ですと！？
ちなみにSurfaceのペンはこれ使ってます。コスパよし、電池の持ち良し。
まとめ
新型コロナウィルスの流行で、今後ますますリモートが活発になっていくと思いますし、リモートに適合していかないと経済活動が停滞していくと感じています。
リモートができる職種のひとは、最大限にリモートすることで感染拡大を防ぎつつ、企業活動・経済活動を回していきましょう！！！
